HR & IT · Joiner · Mover · Leaver
Onboarding & Offboarding automatisieren: Joiner · Mover · Leaver ohne Ticketkette
Ein Eintritt, ein Wechsel, ein Austritt – und jedes Mal laufen E-Mails und Tickets zwischen HR, Führungskraft und IT hin und her. Mit FLOWSTER startet die HR-Meldung einen festgelegten Workflow, der Konten, Rechte und Geräte vergibt, anpasst oder entzieht – nachvollziehbar protokolliert.
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Was ist der Joiner-Mover-Leaver-Prozess?
Joiner-Mover-Leaver (JML) beschreibt den Lebenszyklus von Benutzerkonten: Neue Mitarbeitende brauchen am ersten Tag ihre Zugänge (Joiner), bei einem Abteilungswechsel ändern sich Rollen und Rechte (Mover), und beim Austritt müssen alle Zugänge zuverlässig entzogen werden (Leaver).
In vielen Unternehmen hängt dieser Offboarding- und Onboarding-Prozess an Checklisten und Einzeltickets. Rechte sammeln sich bei Wechseln an, Konten bleiben nach dem Austritt aktiv. FLOWSTER bildet den Ablauf als Workflow ab und unterstützt Sie mit regelmäßigen Rezertifizierungen dabei, Berechtigungen aktuell zu halten.
So automatisiert FLOWSTER den Lebenszyklus von Benutzerkonten
Onboarding (Joiner)
Die HR-Meldung startet den Workflow: Konto, Postfach, Gruppen, Software und Hardware werden nach Rolle angelegt bzw. angefordert.
Wechsel (Mover)
Bei einem Abteilungs- oder Rollenwechsel werden neue Rechte vergeben und nicht mehr benötigte gezielt entzogen – mit Freigabe.
Offboarding (Leaver)
Zum Austrittsdatum sperrt der Workflow Zugänge, übergibt Daten, stößt die Geräterückgabe an und gibt Lizenzen frei.
Rezertifizierung
In festen Abständen bestätigen Verantwortliche die Rechte ihrer Teams. Nicht bestätigte Rechte werden entzogen, alles wird protokolliert.
Typische Schritte, die ein JML-Workflow übernimmt
- Benutzerkonto und Postfach nach Rolle anlegen
- Gruppen, Laufwerke und Software zuweisen
- Hardware und Telefonie anfordern
- Rechte beim Wechsel anpassen statt anhäufen
- Zugänge zum Austrittsdatum sperren und Lizenzen freigeben
- Berechtigungen regelmäßig rezertifizieren
Beispiele aus der Praxis
Startklar am ersten Tag
HR erfasst den Eintritt im Formular. Der Workflow legt Konten an, holt die Freigabe der Führungskraft ein und informiert alle Beteiligten.
Abteilungswechsel ohne Rechte-Altlasten
Der Workflow vergleicht alte und neue Rolle, vergibt die neuen Rechte und entzieht die nicht mehr benötigten nach Freigabe.
Austritt ohne vergessene Zugänge
Zum Stichtag werden Konten gesperrt, Weiterleitungen gesetzt und Lizenzen freigegeben. Das Protokoll dokumentiert jeden Schritt.
Häufige Fragen zu Onboarding, Offboarding und Rezertifizierung
Was bedeutet Joiner-Mover-Leaver?
Der Begriff beschreibt die drei Phasen im Lebenszyklus eines Benutzerkontos: Eintritt (Joiner), Wechsel innerhalb des Unternehmens (Mover) und Austritt (Leaver).
Wie wird der Workflow ausgelöst?
Zum Beispiel über ein HR-Formular in FLOWSTER oder über eine Anbindung an Ihr HR-System. Der Workflow übernimmt danach die festgelegten Schritte.
Was ist eine Rezertifizierung von Berechtigungen?
Verantwortliche bestätigen in festen Abständen, dass die Rechte ihrer Mitarbeitenden noch benötigt werden. FLOWSTER sammelt die Rechte, fragt die Bestätigung ab und entzieht nicht bestätigte Rechte – mit Protokoll.
Hilft das bei NIS2 oder Audits?
Die automatische Dokumentation und das Logging machen nachvollziehbar, wer wann welche Rechte erhalten oder verloren hat. Das unterstützt Sie bei der Einhaltung der Anforderungen.
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?
In jeden FLOWSTER-Workflow lassen sich Fehlerabfangroutinen einbauen, etwa mit einer Benachrichtigung an das zuständige Team.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Typisch sind Active Directory bzw. Entra ID, Microsoft 365, Ticket- und HR-Systeme. Weitere Systeme binden Sie über Schnittstellen und Skripte an.
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Welchen Schritt im Onboarding oder Offboarding automatisieren Sie zuerst?
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