Die Verwaltung von Lizenzen, Benutzerkonten, Zugriffsrechten und Postfächern ist für viele Administratoren nicht so spannend wie die Planung der Digitalisierung im Unternehmen. Trotzdem wird das Management und die Kontrolle von Office 365 viel zu oft unterschätzt. Microsoft® Office ist das meist verwendete Software-Paket der Welt. Office 365 vereinfacht in vielen Organisationen die tägliche Nutzung.
Herausfordernd sind dagegen Aufgaben wie Updates, die Sicherheit und den Datenschutz aktuell zur halten oder die Verwaltung der Software auf mobilen Geräten. Die Nutzer- und Lizenzverwaltung selbst sind vordergründig eine wenig komplexe Angelegenheit, tatsächlich sind viele Arbeitsschritte sogar größtenteils Routine-Aufgaben, doch genau hier liegt das Risiko.
In einer von FLOWSTER Solutions durchgeführten Analyse wurden die größten Herausforderungen beim Management der wichtigsten Aufgaben ausgewertet, die für die Verwaltung von Microsoft® Office 365 von Bedeutung sind.
Benutzer- und Lizenzverwaltung
Die Bearbeitung von Lizenzen und Berechtigungen sind für viele Anwender die größte Herausforderung bei der Verwaltung von Office 365, was dem dafür notwendigen Zeitaufwand geschuldet ist. Unternehmen arbeiten heute viel dynamischer als in der Vergangenheit, für viele Aufgaben werden deshalb auch externe Ressourcen hinzugezogen. Diese Ressourcen-Dynamik erfordert ständige Veränderungen an Lizenzen und der Benutzerverwaltung.
Alle notwendigen Aktionen rund um die Lizenz- und Benutzerverwaltung müssen skalierbar, automatisiert und wiederholbar ausgeführt werden. Dies betrifft neben der Verwaltung von Lizenzen, Anwendungen und Mandanten auch Onboarding und Offboarding sowie Passwort-Reset. Dazu zählen Aktionen wie das Zuweisen und Entziehen von Berechtigungen auf Anwendungen aber auch das Aktivieren und Deaktivieren, Sperren und Entsperren sowie das Löschen von Benutzern. Daneben sollte auch die einfache Möglichkeit bestehen, ein vergessenes Passwort automatisiert zurückzusetzen.
Eine Automatisierung minimiert die Komplexität der Verwaltung nicht nur, sondern beschleunigt die Erledigung der Aufgaben und beseitigt Fehlerquellen, die gerade bei manuellem Bearbeiten von Benutzern und Lizenzen häufig aufkommen.
Postfach- und Berechtigungsverwaltung
Das Erstellen und kontinuierliche Sichern von Postfächern, das Synchronisieren von Berechtigungen ob Hybrid oder in der Cloud sowie die Verwaltung einzelner Nutzer- und Gruppenberechtigungen aber auch das Verständnis von rekursiven Gruppenzugehörigkeiten wird ebenfalls häufig als große Herausforderung bei der Verwaltung von Office 365 gesehen.
Gruppen beinhalten häufig nicht nur Nutzerkonten, sondern auch weitere Untergruppen. Verschachtelte Gruppen sind aber nur schwer überschaubar und es kann dazu kommen, dass ein Ring entsteht und dass Mitglieder dieser Verschachtelung alle Berechtigungen aller Gruppen bekommen. Die automatisierte Anbindung weiterer Systeme, die solche Verschachtelungen erkennen und dabei helfen diese aufzubrechen, stellen für viele Administrator eine nicht zu unterschätzende Hilfe dar und sollten bei der Auswahl geeigneter Automatisierungswerkzeuge mit einbezogen werden.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Office 365 ist die Kommunikation über E-Mail. Postfächer und Funktionspostfächer werden häufig mit hohem Aufwand manuell erstellt und Benutzern sowie deren Stellvertreter zugewiesen. Automatisiert lassen sich diese Themen, nebst Anbindung externer Tools zum Sichern und Rückspielen, deutlich vereinfachen.
Updates, Audit und Nachweis der Konformität
Die Dokumentation ist oftmals eine unbeliebte Aufgabe und wird gerne vernachlässigt. Bei einem Audit führt jedoch die fehlende Dokumentation regelmäßig zu Problemen. Für ein Audit benötigt man Berichte zu Updates, Gruppen, Benutzern und Ressourcen, sowie die historischen Informationen über Zugriffe und Anpassungen. Die Durchführung eines Audits ist für viele Verantwortliche deshalb immer noch ein fast unlösbares Problem. Die Herausforderung resultiert häufig aus den noch nicht vorhandenen bzw. in unterschiedlichsten Systemen verteilten Dokumentationen.
Häufig erschweren mitgliederlose Gruppen oder lokale Konten die Audits. Temporäre Konten, die nicht mehr benötigt und auch nicht gelöscht werden, stellen zusätzliche Risiken dar. Dadurch werden Audits zusätzlich erschwert. Solche inaktiven Konten werden häufig von Angreifern ausgenutzt, um Daten zu stehlen oder zu manipulieren.
Viele Unternehmen arbeiten auch weiterhin mit Dokumentationen in Excel oder sogar nur auf Papier und vernachlässigen die Möglichkeiten der Automatisierung. Im Hinblick auf die aktuellen Anforderungen zur IT-Sicherheit, muss die Umstellung auf automatisierte Lösungen aber unbedingt weiter vorangetrieben werden.
Fazit
Das Management von Microsoft® Office 365 kann für Unternehmen sehr zeitintensiv und fehleranfällig sein. Die Software konkurriert mit Hinblick auf die Anforderungen zur Dokumentation und IT-Sicherheit mit den häufig knappen IT-Ressourcen. Speziell für die Verwaltung von Office 365 optimierte Automatisierungslösungen können Administratoren unterstützen.
Mit vorgefertigten Schnittstellen und Workflow-Sets automatisieren Sie die häufigsten Aufgaben, die sonst mit viel Aufwand manuell durchgeführt werden müssten. Somit bekommen Administratoren die nötigen Freiräume, um sich wieder wichtigeren Aufgaben widmen zu können.
Grundlage der Analyse bilden neben Kundenbefragungen von FLOWSTER Solutions auch öffentliche Studien und Umfrageergebnisse von SolarWinds und CoreView.