Erfahrungsbericht Preview: Boarding Assistance für Mittelständler

06.03.2023 | Allgemein | Anwenderbericht

 

Auftraggeber für dieses spannende Projekt war ein mittelständisches Unternehmen mit internationaler Marktausrichtung und mehreren hundert Mitarbeitern. Das Vorhaben wurde in mehreren Etappen realisiert. Das erste Teilziel des Projekts war es, den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter und das Offboarding für ausscheidende Mitarbeiter zu automatisieren, um Zeit zu sparen, die Prozesse effizienter zu gestalten und die Security im Unternehmen zu erhöhen.

 

Im Rahmen des Projekts analysierten wir zunächst die vorhandenen Prozesse und identifizierten Automatisierungspotenziale nach unserem BAF-Modell. Auf Basis dieser Erkenntnisse modellierten wir per Drag-and-drop die passenden Workflows, die die Einrichtung von Benutzerkonten, E-Mail-Adressen und Zugriffsrechten auf Netzwerklaufwerke und Cloud-Dienste automatisch durchführen. Auch die Installation von notwendiger Software und die Einrichtung von Arbeitsplatzrechnern wurden mittels Workflows automatisiert. Dank der intuitiven Low-Code-Technologie konnte unser Kunde bereits bei den ersten Workflows aktiv mitarbeiten und diese in weiten Teilen selbst erstellen.

 

Use Case On- und Offboarding

Das automatisierte Onboarding hat den Vorteil, dass die Einrichtung der IT-Systeme schnell und zuverlässig erfolgt und der neue Mitarbeiter bei Eintritt ins Unternehmen sofort einsatzbereit ist. Durch die Automatisierung werden nun auch Fehleingaben minimiert, die aufgrund menschlicher Tippfehler entstehen können.

Auch das Offboarding wird mit einem Workflow sichergestellt, sodass dieser Prozess schnell und zuverlässig durchgeführt wird. Benutzerkonten, Zugriffsrechte und E-Mail-Adressen werden automatisch gelöscht. Unternehmensrelevante Daten bleiben dabei erhalten, nicht mehr benötigte Informationen werden automatisiert bereinigt. Auch die Rückgabe von Arbeitsmitteln wie Laptop, Mobiltelefon etc. wird ab sofort elektronisch unterstützt, da die Rückgabe durch einen Approval-Prozess automatisch dokumentiert wird.

 

Der Mehrwert für den Kunden

Durch die Automatisierung der IT-seitigen On- und Offboarding-Prozesse konnte unser Kunde Zeit und Kosten sparen und seine Abläufe effizienter gestalten. Auch das Re-Boarding (z.B. bei Wechsel der Abteilung oder des Aufgabenbereichs) wird mit mehreren Workflows realisiert. Die bisherigen AD-Attribute sowie Zugriffe und Berechtigungen werden dabei automatisch entzogen und auf die neue Position übertragen bzw. neu vergeben.

Unser Kunde ist von den automatisierten Abläufen begeistert und plant bereits die nächsten Workflows. Diese beziehen sich unter anderem auf die Bereiche:

  • QM/AD Housekeeping (regelmäßige automatische Überprüfung auf verwaiste AD Einträge und automatisches Erstellen eines Tickets im ITSM des Kunden),
  • Automatisierungen in Confluence
  • Kopplung und automatisierte Datenübertragung zum HR-Tool „Fairbit“ und vieles mehr

 

Wenn auch Sie Interesse an der Automatisierung Ihrer IT-Prozesse im Bereich User Management haben, wenden Sie sich an einen unserer Experten auf diesem Gebiet. Gerne stehen wir Ihnen für eine Beratung zur Verfügung.

 

 

 

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