Für die meisten Organisationen ist E-Mail nach wie vor das wichtigste Kommunikationsinstrument. Laut Marktstudien nutzen rund 85% der Unternehmen in Europa Exchange On-Premise oder Exchange Online als schnellen und zuverlässigen E-Mail-Dienst. Weitere häufig genutzte Lösungen sind z.B. Google Mail oder andere auf dem IMAP-Protokoll basierende Lösungen. Die Migration von E-Mail-Postfächern und anderen Diensten ist eine Grundaufgabe von IT-Dienstleistern, IT-Spezialisten und internen IT-Abteilungen.
Mail Migration Suite
Es gibt viele Gründe, Postfächer von einer Lösung zu einer anderen zu migrieren:
- Zentralisierungsprojekte
- Projekte zur Unternehmensintegration
- Fusionen und Übernahmen
- Umstellung auf andere Technologien
- Wechsel von Anbietern, die ihr Produkt herabstufen
Während das manuelle Verschieben von E-Mails – z.B. mit Outlook – für eine überschaubare Menge von Postfächern machbar ist, wird es komplex, wenn hunderte oder tausende Postfächer migriert werden müssen. Es gibt nur wenige Anbieter bzw. Tools auf dem Markt, mit denen das möglich ist. Zudem sind diese Tools in der Regel nicht ohne weiteres skalierbar (On-Premise-Lösungen) und preisintensiv. Da viele Unternehmen Microsoft 365-Dienste nutzen, wird das Verschieben anderer Anwendungen wie Microsoft Teams, OneDrive und Sharepoint von einem Mandanten zu einem anderen eine immer häufigere Herausforderung.
Protokoll-unabhängige Migration
Die Mail Migration Suite ist eine Migrationslösung, die speziell für den Provider-Wechsel von E-Mail-Postfächern entwickelt wurde. Auch andere Szenarien wie Mandanten-zu-Mandanten-Migrationen für alle M365-Dienste stehen bereits auf der Roadmap. Bei der Postfach-Migration gibt es drei häufig verwendete E-Mail-Protokolle, die von E-Mail-Dienstanbietern verwendet werden:
- Exchange Web Services (EWS)
- IMAP (Internet Message Access Protocol)
- Post Office Protocol 3 (POP3)
Um Migrationen zwischen verschiedenen Protokollen zu unterstützen, basiert die Mail Migration Suite auf einem „Connector“-Ansatz. So können Postfächer zwischen verschiedenen E-Mail-Dienstanbietern unabhängig vom verwendeten Protokoll migriert werden. Die Connectoren werden grundsätzlich in „Quell-Connectoren“ und „Ziel-Connectoren“ unterteilt.
Quell-Connector
Ein Quell-Connector ist im Wesentlichen dafür verantwortlich, Elemente aus einem Postfach mit einem bestimmten E-Mail-Protokoll herunterzuladen und in einem Zwischenformat zu speichern. Die Quelle könnte z.B. IMAP mit Google Mail sein.
Ziel-Connector
Ein Ziel-Connector sorgt dafür, dass E-Mails aus dem Zwischenformat in ein für das Zielprotokoll unterstütztes Format konvertiert und auf das Zielsystem hochgeladen werden.
Erleichterung für jede Unternehmensgröße
Unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende Ihr Unternehmen hat oder wie viele E-Mail-Postfächer Sie migrieren wollen – die Mail Migration Suite erleichtert Ihnen die Migration erheblich. Die Lösung ist für alle Unternehmensgrößen geeignet:
Kleine Unternehmen, die den E-Mail-Provider wechseln und ihre Postfächer umziehen möchten (z.B. Wechsel von Google Mail zu Office 365 Exchange Online)
Konzerne, die aufgrund von Fusionen oder Übernahmen vor der Herausforderung stehen, verschiedene Mail-Provider für hunderte oder tausende Postfächer zu konsolidieren
Ausgewählte Features
Postfächer überprüfen
Diese Funktion führt eine grundlegende Überprüfung der Quell- und Zielpostfächer durch und liefert folgende Informationen:
- Geschätzte Postfachgröße von Quelle und Ziel
- Speicherplatzbegrenzung im Zielpostfach
Fehlgeschlagene Elemente erneut migrieren
Können nicht alle Elemente migriert werden, findet automatisch ein erneuter Versuch statt, diese Elemente zu übertragen. Bereits erfolgreich migrierte Objekte werden dabei nicht wieder berücksichtigt.
Optionales Watermarking
Mithilfe von optionalen Postfachmarkierungen ist es möglich, die Migration auf mehrere Instanzen parallel auszuführen und gleichzeitig die Datenintegrität zu gewährleisten. Somit lässt sich die Migration beschleunigen, ohne die Datenqualität zu beeinflussen.
Übertragungslimits berücksichtigen
Die Übertragungslimits von Service-Providern können berücksichtigt werden. Google zum Beispiel setzt feste Limits und kappt IMAP-Verbindungen, wenn diese Limits erreicht werden:
- Download mit IMAP: 2500 MB pro Tag
- Upload mit IMAP: 500 MB pro Tag
- 1 Element-Upload pro Sekunde
Arten von Migration
Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Mail-Migrationen: Cutover-Migrationen und stufenweise Migrationen. Bei einer Cutover-Migration können alle Benutzer die neue E-Mail-Lösung zu einem bestimmten Zeitpunkt nutzen. Die DNS-Einträge (MX und SPF) werden zu diesem Zeitpunkt auf die neue Mail-Lösung umgestellt, so dass alle Benutzer ihre Mails in der neuen Mail-Lösung erhalten. Generell lassen sich die verschiedenen Migrationsarten noch weiter herunterbrechen:
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Test Migration
Als neuer Kunden können Sie den Archive Migrator kostenfrei testen. Bei einer Testmigration wird eine kleine Datenmenge migriert, um zu prüfen, ob das Projekt ordnungsgemäß erstellt und die Postfächer korrekt eingegeben wurden. Dieser Vorgang kann beliebig oft durchgeführt werden. Jede Testmigration umfasst folgende Punkte:
- es werden die Anmeldeinformationen sowohl an der Quelle als auch am Zielort überprüft.
- die gesamte Ordner-Hierarchie wird am Zielort auf der Grundlage der in der Quelle definierten Daten neu erstellt
- es werden bis zu zehn Objekte in jedem Ordner und insgesamt bis zu 5 MB an Daten migriert.
Pre-Stage Migration
Postfach-Migrationen werden in der Regel Monate oder Wochen im Voraus geplant. Meistens gibt es dabei ein Umstellungsdatum, an dem das Mail-Routing geändert wird, damit die Benutzer ihre Mails in ihren neuen Postfächern erhalten.
Eine Pre-Stage Migration ist oftmals Teil einer mehrstufigen Migrationsstrategie. Dabei wird ein Zielpostfach nur mit den migrierten Objekten gefüllt, wie in den Einstellungen festgelegt. Sie findet vor dem MX-Eintrag statt und ist eine gute Möglichkeit, den Großteil der Daten der Endbenutzer in ihren zukünftigen Zielpostfächern vorzufüllen, während sie noch ihr altes E-Mail-System verwenden. Dies hat keine Auswirkungen auf die Endbenutzer und ist eine sehr empfehlenswerte Strategie, da der Großteil der Daten vor der Umstellung auf den MX-Eintrag migriert wird. Normalerweise werden nur E-Mail-Elemente, die älter als drei Monate sind, in die Pre-Stage Migration einbezogen, da sich diese Elemente wahrscheinlich nicht ändern werden.
Delta-Migration
Eine Delta-Migration wird nach einer Pre-Stage-Migration durchgeführt und ist Teil einer mehrstufigen Migrationsstrategie. Bei dieser Variante ist es möglich, ein Postfach oder mehrere Postfächer erneut zu übermitteln, um einen differenzierten Migrationsdurchgang durchzuführen. Ein Delta-Durchgang identifiziert und migriert die verbleibenden Elemente, die noch nicht migriert wurden. In den meisten Fällen wird ein Delta-Durchlauf viel schneller abgeschlossen als der erste Durchlauf. Die Migration wird an der Stelle fortgesetzt, an der sie unterbrochen wurde. Es werden keine Duplikate am Zielort erstellt.
Vollständige Migration
Bei einer vollständigen Migration wird alles in einem Durchgang migriert. Bei einer Single-Pass-Migrationsstrategie (Big Bang) wird beispielsweise das gesamte Postfach ohne Unterbrechung migriert, nachdem die MX-Einträge umgestellt wurden.
Ein typisches Szenario: die Umstellung erfolgt an einem Freitagabend und die Migration wird am Wochenende durchgeführt.
Roadmap
Da die Akzeptanz von Microsoft 365 (M365) in den letzten 5 Jahren sprunghaft angestiegen ist, stehen viele Unternehmen vor der Thematik, von mehreren M365-Mandaten auf einen einzigen zu migrieren.
Zukünftig ist auch die Migration von folgenden Services geplant:
- Microsoft Teams-Daten (Chats, angeheftete Apps, Teams-Dateien)
- SharePoint-Bibliotheken
- OneDrive
- Öffentliche Exchange-Ordner
- Dropbox-Lösung
- .Net
- Google Drive
- Slack
- und vieles mehr…
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