Anwenderbericht BS|Energy

MIT IT-AUTOMATISIERUNG DIE CORONA-KRISE BEWÄLTIGT

REMOTE-ARBEITSPLÄTZE UND VPN-EINWAHLMÖGLICHKEITEN FÜR HUNDERTE MITARBEITER*INNEN IN KÜRZESTER ZEIT BEREITGESTELLT

Die Corona-Pandemie im Jahr 2020 brachte für nahezu alle Branchen große Herausforderungen mit sich. Besonders systemrelevante Unternehmen mussten IT-seitig schnell Bedingungen schaffen, um weiterhin arbeitsfähig zu bleiben und gleichzeitig ihre Mitarbeiter zu schützen. Der Braunschweiger Energieversorger BS|Energy setzte daher auf die automatisierte Bereitstellung seiner IT-Dienstleistungen per Self-Service. So rollte er hunderte mobile Arbeitsplätze und VPN-Zugänge sowie die dazu nötigen Berechtigungen in nur 2 Wochen aus und sparte damit Zeit und Kosten.

BS|ENERGY beliefert etwa 250.000 Kunden in der Region Braunschweig mit Strom, Gas und Fernwärme. Zudem ist das Unternehmen für Trinkwasserversorgung, Stadtentwässerung und -beleuchtung, Ampelanlagen sowie den Betrieb der entsprechenden Leitungsnetze zuständig. Mit rund 1.200 Beschäftigten ist der Konzern auch Innovations-Dienstleister und investiert in moderne Glasfasernetze, WLAN-Hotspots, intelligente Zähler, smartes Wohnen, E-Mobilität und Energie-Effizienz-Quartiere. 1851 gegründet, ist die Gruppe heute Teil von Veolia. Weitere Gesellschafter sind die Thüga AG und die Stadt Braunschweig.

Als Energieversorger gehört BS|Energy zur sogenannten „systemkritischen Infrastruktur“. Vor allem während der Corona-Krise war es daher besonders wichtig, die für die Bevölkerung zwingend notwendigen Dienstleistungen in hoher Qualität und Stabilität zu bereitzustellen. Die IT hat dabei einen entscheidenden Einfluss auf die Funktionsfähigkeit des Unternehmens. Deshalb galt es besonders, deren Verfügbarkeit möglichst frühzeitig zu gewährleisten.
Andreas Sommer, Abteilungsleiter Basisfunktionen Infrastruktur und Cloud, ist bei BS|Energy unter anderem genau dafür verantwortlich:

„Schon Ende Februar 2020 hatten wir erkannt, dass eine Pandemie auf uns zukommen wird und reagierten relativ weitsichtig. So beschlossen wir, alle geplanten Aufgaben erst einmal ruhen zu lassen, uns auf die Aufrechterhaltung unserer Services und damit auf die Arbeitsfähigkeit unseres Unternehmens zu konzentrieren. Konkret bedeutete das, unseren Fokus vorrangig auf die Möglichkeit einer Ferneinwahl und den Ausbau der Internetzugänge zu legen.“

KURZINFO

Branche: Energieversorgung

Gründung: 1851

Sitz: Braunschweig

Größe: ca. 1.200 Mitarbeiter

Kunde seit: 2018

Eingesetztes Produkt

DIE HERAUSFORDERUNG

Eigenes Know-how für die schnelle Umsetzung

BS|Energy ist nicht nur für die Versorgung der Bevölkerung mit Energie verantwortlich, sondern hat auch eine Verpflichtung gegenüber seinen Beschäftigten. Die Gesundheit der Mitarbeiter stand daher im Vordergrund. Dennoch musste das Unternehmen auch den reibungslosen Geschäftsbetrieb garantieren. Die Herausforderung bestand darin, in kürzester Zeit für möglichst viele Mitarbeiter die Möglichkeit zu schaffen, remote von zu Hause aus arbeiten zu können. Dies war notwendig, um die Belegschaft nicht dem unnötigen Risiko einer Ansteckung auszusetzen und einer Ausbreitung des Virus vorzubeugen.

„Wir mussten unseren Beschäftigten eine virtuelle Umgebung bereitstellen, damit diese sicher aus dem Homeoffice agieren können. Dabei hat uns FLOWSTER Solutions unterstützt“, so Sommer.

BS|Energy nutzte dafür die Plattform des Software-Herstellers aus Potsdam, die bereits seit 2018 für die automatisierte Server- und Benutzerverwaltung im Einsatz ist. Seit der Einarbeitungszeit werden die Workflows komplett eigenständig inhouse realisiert. Eine Einzelunterstützung durch den Hersteller war nur sporadisch notwendig. Mittlerweile widmet sich ein Mitarbeiter aus dem Team von Abteilungsleiter Sommer zu 30-50% regelmäßig dem Erstellen von Workflows in FLOWSTER Studio. Dieser kann die Prozesse, Formulare und alles, was damit zusammenhängt, selbstständig umsetzen und hinterlegen.

„Bei uns gilt der Grundsatz, dass alle einmaligen Tätigkeiten von Partnern erbracht werden und insbesondere der Schwerpunkt auf die spätere Betriebsoptimierung gelegt wird. FLOWSTER Solutions hatten wir daher mit der Installation und Implementierung von ersten Workflows beauftragt. ,Einfache‘ Workflows werden seitdem selbstständig modelliert und gemeinsam mit dem Hersteller qualitätsgesichert in das Produktivsystem übernommen. Der Betrieb des Produktivsystems obliegt aber uns allein“, erklärt Sommer.

DIE UMSETZUNG

Mit wenigen Schritten zum Erfolg

Die mobilen Arbeitsplätze und Zugänge zu einem virtuellen privaten Netzwerk (VPN) sowie die dazu nötigen Zugangsberechtigungen wurden über die Automatisierungsplattform FLOWSTER Studio bereitgestellt. Dieser Prozess war zuvor kein Standard im Unternehmen und wurde insgesamt mit nur 3 Workflows realisiert. Der Mitarbeiter aus dem Bereich Basisfunktionen Infrastruktur und Cloud erstellte dafür neben den entsprechenden Arbeitsschritten auch die dazugehörigen Formulare. Die Workflows waren in kurzer Zeit einsatzbereit, für die schnelle und reibungslose Beantragung mussten jedoch einige Sicherheitsvoraussetzungen erfüllt werden:

Für eine Multi-Faktor-Authentifizierung war es im ersten Schritt notwendig, dass die Beschäftigten über ein Formular ihre Mobilfunknummer hinterlegen. Damit konnten diese dann automatisch eine Freigabe für den VPN-Zugang beantragen und sich eine virtuelle Desktop-Infrastruktur (VDI) zuordnen lassen. Über diese war es dann möglich, von extern auf das Firmennetzwerk zuzugreifen.

Über das Formular beantragten die Mitarbeiter*innen gleichzeitig auch ihre Zuordnung zur entsprechenden AD-Gruppe für die VPN-Einwahl bei ihrem Vorgesetzten. Dieser wurde darüber automatisch in Kenntnis gesetzt und erhielt eine Genehmigungsanfrage. Auch der Bereitstellung eines virtuellen Desktops musste er zustimmen und diese genehmigen. Weiterhin wurde allen Mitarbeitenden mit Firmen-Notebook die Berechtigung eingeräumt, sich mittels VPN-Einwahl remote in das Unternehmen einzuwählen.

ANDREAS SOMMER

ABTEILUNGSLEITER
BASISFUNKTIONEN INFRASTRUKTUR
UND CLOUD

„FLOWSTER hat uns während der Pandemie mit der automatisierten Bereitstellung von Benutzerberechtigungen und insbesondere VPN-Zugängen gerettet. Das hätten wir manuell in der Anzahl und der Zeit nie geschafft.“

DAS ERGEBNIS

Gute Erfahrung zahlt sich aus

BS|Energy konnte durch die Automatisierung von IT-Dienstleistungen per Self-Service viel Zeit sparen und die IT von lästigen Routine-Arbeiten entlasten. Im Ergebnis rollte der Energieversorger innerhalb von nur zwei Wochen über 300 Zugangsberechtigungen aus. Gerade in der zeitkritischen Phase, wo alles schnell gehen musste, war das Unternehmen nicht auf einen Dienstleister angewiesen und konnte so völlig unabhängig agieren.

Die Anwender bekamen durch die automatisierten Abläufe ihre Services schnell und zuverlässig zur Verfügung gestellt. Dadurch stieg auch die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich an. Das Unternehmen benötigte für die Erstellung der Workflows dank des geschulten Personals selbst keine Unterstützung und sparte damit erhebliche Kosten.

Andreas Sommer zieht Bilanz: „Ein ROI ist bei Anwenderportalen zwar nur schwer abschätzbar, insgesamt hat uns dieses Projekt aber dabei unterstützt, die eigenen Prozesse noch einmal zu überdenken und zu vereinfachen. Allein im Jahr 2019 wurden etwa 2.500 Vorgänge über den Berechtigungs-Self-Service bearbeitet, ohne dass manuelle Wartezeiten die Service-Erbringung beeinträchtigen. Allein diese schnelle und automatisierte Umsetzung – in gleichbleibender und dokumentierter Qualität – bringt einen Nutzen bei den IT-Kunden, der die Anschaffungskosten schnell amortisiert“.

DIE ZUKUNFT

Künftig noch mehr Helpdesk-Entlastung

Der Bedarf an automatisierten Services steigt bei BS|Energy kontinuierlich. Das Unternehmen hat in diesem Zusammenhang bereits ein eigenes Kanban-Board im Einsatz, das ausschließlich für Anforderungen genutzt wird. „Bei uns gibt es so viele Anforderungen, dass wir diese kaum abarbeiten können. Unsere Mitarbeiter sind von der schnellen und einfachen Bereitstellung per Self-Service überzeugt und wollen mehr davon“.

Perspektivisch will der Energieversorger die Nutzung von FLOWSTER Studio weiter ausbauen. Mittelfristig soll das Tool als zentrales Eingangsportal für alle Basis-Self-Services etabliert werden – unabhängig davon, ob lokale Dienstleitungen, Cloud-Services oder einfache Berechtigungsthemen abgearbeitet werden müssen. So soll die Automatisierungsplattform auch als Bestellshop für Hardware eingesetzt werden.

„Wir haben über 40 Basis-IT-Services und ich erwarte, dass diese Services in Zukunft alle über eine Plattform buchbar sind. Ziel ist es, dass keine Standardabrufe mehr über Freitext beim Helpdesk-Service aufkommen, sondern alles automatisiert bereitgestellt wird – da wollen wir hin.“, erläutert Sommer.

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